נכתב על ידי עינת אספורמס*
בכל שנה, פחות או יותר בין ראש השנה לחנוכה, אנחנו ניצבים בפני המשימה של בניית תכנית עבודה שנתית. בשביל מה צריך את זה ואיך עושים את זה נכון? הנה כמה תשובות וגם מדריך מקוצר לבניית תכנית עבודה.
מהי תוכנית עבודה שנתית?
תוכנית עבודה היא מתווה מפורט, תחום בזמן ובמשאבים שמגדיר:
- מה היחידה הארגונית תעשה?
- כיצד היא תעשה זאת?
- מי יעשה מה?
- מתי ייעשה?
- באילו משאבים?
- מהן התוצאות הרצויות לעשייה?
בניית תוכניות עבודה הינו תהליך חוצה חברה שמתבצע אחת לשנה, ברבעון האחרון. כחלק מהתהליך, כל אחת מהיחידות הארגוניות בחברה בונה תוכנית עבודה לשנה הקרובה, כאשר צירוף התוכניות של כל היחידות, יוצר את תוכנית העבודה השנתית הכוללת של הארגון.
למה צריך תוכניות עבודה שנתיות?
חלק מהאנשים מעדיפים להתנהל מבלי לתכנן הכל מראש ולהשאיר יותר מקום לגמישות, אך תכנית עבודה מסייעת להתמקד בתהליכים רצויים שמקדמים את הארגון, לתעדף פעילויות, לייצר בהירות ו"שפה" אחידה ומשותפת ביחס לפעילות ביחידות הארגוניות, וכן מאפשרת התבוננות ובחינה פנימית וחיצונית.
מהי תוכנית עבודה מוצלחת?
תוכנית עבודה מוצלחת היא תוכנית מאוזנת. כלומר תוכנית שמכילה גם פעילות שוטפת של היחידה וגם תהליכי שיפור והתייעלות. את האיזון ניתן ליצור על ידי שילוב בין הגורמים הבאים:
- ביצועי וניסיון העבר
- הערכת מסוגלות ומשאבים שישנם בהווה
- סימון אתגרים לעתיד
איך בונים תכנית עבודה ליחידה הארגונית?
צעד ראשון – זיהוי הפער בין המצוי לרצוי
על מנת לזהות את הפער נשתמש ב- 3 מקורות מידע עיקריים:
1. ניתוח היחידה הארגונית על פי מודל SWOT
2. בדיקת תוכניות העבודה של שנה שעברה
3. יעדי העל /האסטרטגיה של הארגון
צעד שני – מיפוי תחומי הפעילות העתידיים של היחידה הארגונית
ניתן למפות את תחומי הפעילות לפי שלוש רמות:
1. פעילויות התומכות בהגשמת עסקי הליבה של היחידה הארגונית (כלומר "השוטף") – תופסות את נפח הפעילות העיקרי בכל יחידה ארגונית.
2. פעילות לשיפור ביצועי היחידה
3. פעילות התומכת בתהליכים חוצי ארגון (היעדים יגדירו את רמת המעורבות, הממשקים הנדרשים והפעולות הנדרשות)
צעד שלישי – ניסוח היעדים ברמת היחידה
שלב זה הוא תרגום הפעילויות הארגוניות ליעדים שתחומים במדדים כמותיים ואיכותיים. יעדים ברורים יסייעו להגיע לביצועים, יפחיתו אי ודאות, ישמשו כאמצעי לתקשורת בין חברי היחידה הארגונית וימקדו את הממשקים אשר נדרשים לעבוד בתיאום.
צעד רביעי – בחירת כלי מעקב ובקרה
על מנת שהתוכנית לא תישאר "על הנייר", מומלץ לכתוב תוכנית מעקב ובקרה על יישום תוכנית העבודה אשר תכלול כלי בקרה, תדירות בקרה, וגורם לביצוע הבקרה. הבקרה היא ערוץ מצוין למנהל לשמור על מעורבות וחיבור לאנשיו
צעד חמישי – בניית גאנט פעילות שנתית
בניית הגאנט תעשה לפי השלבים הבאים:
1. שיבוץ עוגנים קבועים כגון: מועדי חגים, סיכומי ביניים, מבחני ידע תקופתיים וכדומה.
2. שיבוץ הפעילויות מתוכנית העבודה פרושות על פני חודשי השנה
3. שיבוץ צמתי בקרה לתוכנית
מומלץ לשלב בפרישה השנתית פרויקטים שאינם צפויים מראש, וכן לתלות את הגאנט במקום מרכזי ש"יתזכר" אותנו ביומיום.
בנוסף לשלבים אלו לבניית תכנית עבודה ביחידות הארגוניות, חשוב שיתקיים תהליך כלל ארגוני תומך, אשר מתניע את בניית התכניות ביחידות השונות ומייצר סנכרון וראייה פרויקטאלית בין תכניות העבודה השונות.
ולאחר שבנינו, סנכרנו, אישרנו ותקצבנו את תכניות העבודה השנתיות, כל שנותר הוא לייצר מחויבות של המנהלים והעובדים ליישומה לאורך השנה…..
*עינת אספורמס היא יועצת ארגונית בתחום ניהול משאבי אנוש ב"lotem-blog"